Bewerbung per E-Mail:

11 Profi-Tipps für die Onlinebewerbung

 

●    Alles Wichtige für eine erfolgreiche E-Mail-Bewerbung

●    Bewerben mit Online-Bewerbungsformularen

●    Bewerben mit einer Bewerbungshomepage

E-Mail Bewerbung


Mit einer klassischen Bewerbungsmappe aus Papier ist kaum mehr ein Personalverantwortlicher hinter dem Ofen hervorzulocken. Zu unpraktisch, zu unhandlich und zu kostenintensiv ist die Verteilung und Verwaltung des Bewerbungsoldies. Nur auf ausdrücklichen Wunsch des Arbeitgebers sollte ein Bewerbungsschreiber auf die Papiervariante zurückgreifen.
 

 

„Online“ lautet das zeitgemäße Credo. Fast alle Bewerbungen werden aktuell per E-Mail, per Web-Formular, per Bewerbungspage oder über Social Networks abgewickelt. Doch die Tücke liegt im Detail. Ein falscher Klick, und eine E-Mail-Bewerbung kann echt peinlich werden. Es lohnt in jedem Falle, sich mit den Besonderheiten einer Online-Bewerbung vertraut zu machen. 

 

  11 kleine Tricks für eine erfolgreiche E-Mail-Bewerbung

Die Bestandteile einer E-Mail-Bewerbung sind zwar identisch mit der Papierbewerbung. Deckblatt, Lebenslauf und Anschreiben gehören ebenso zu den notwendigen Inhalten, wie Zeugnisse, Arbeitszeugnisse und Referenzen. Aber hier lauert die erste Falle!

 

1.   Das Anschreiben bei der E-Mail-Bewerbung

Diese Frage wird immer in Zusammenhang mit einer E-Mail-Bewerbung gestellt: Wird das Anschreiben direkt als E-Mail-Text verwendet? Oder wird das Anschreiben als PDF-Datei mit den übrigen Anlagen hinzugefügt? Oder beides? Nein. Der Inhalt des Anschreibens gehört definitiv als Bestandteil einer vollständigen Bewerbung in den Anhang.

Aus diesem Grund können nützliche Bewerbungsvorlagen verwendet werden.  Begründung: Auch die Optik spielt eine Rolle. Ausgedruckte E-Mails haben häufig grausige Zeilenumbrüche und überzeugen, wenn überhaupt, nur noch inhaltlich.  Das ansprechende Design verabschiedet sich spätestens beim Ausdruck. Übrigens: Eine leere E-Mail, nur mit Betreff und Anhang, ist unhöflich.

 

      So sieht ein perfekter E-Mail-Text aus

Bewerbung als Konzepter für Digitales Lernen, Referenznummer 100 200

Sehr geehrte Frau Gieselmann,
als Anlage erhalten Sie meine vollständigen Bewerbungs- unterlagen im PDF-Format. Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Maximilian Mauss



2.   Die Absender E-Mail-Adresse

Seriosität ist Trumpf. Ergo – kein Platz für Spaß-E-Mail-Adressen. Alles andere wirkt zu privat. Eine bewerbungstaugliche E-Mail-Adresse enthält auf jeden Fall Vor- und Zunamen des Bewerbers. Wer keine passende E-Mail-Adresse besitzt, kommt nicht drumherum, sich eine anzulegen.

Eine Extra-E-Mail für den Bewerbungsprozess hat den Vorteil, dass eine eventuelle Antwort nicht im Spamordner oder zwischen weiterer Post untergeht. Und noch etwas: Bitte keine E-Mail-Adresse des Ehepartners oder gemeinsame Adressen verwenden! Das kommt noch viel zu häufig vor und macht einen schlechten Eindruck.


Dos and Don’ts bei der Absender-E-Mail-Adresse


✖         eheleute.gieselmann(at).gmx.de

✖         alexander_glueck_auf_schalke(at)freenet.de

✖         ag.12051961435(at)aol.de

✖         bewerbung_bei_basf(at)hotmail.de

Haken blau         alexander.gieselmann61(at)web.de

 

3.   Der wichtige Betreff bei der E-Mail-Bewerbung

Die Betreffzeile einer E-Mail-Bewerbung ist in vielerlei Hinsicht wichtig! Eine sinnvolle Betreffzeile verringert die Wahrscheinlichkeit, ungewollt in einem Spamordner zu landen. Außerdem ist der Betreff unter Umständen hilfreich, beim richtigen Ansprechpartner zu landen. Vor allem in großen Unternehmen, wo parallel mehrere Stellenanzeigen laufen, ist ein informativer Betreff unerlässlich!


Dos and Don’ts beim Betreff


✖        Bewerbung

✖        An die Personalabteilung

Haken blau        Initiativbewerbung als Vertriebsassistentin

Haken blau        Bewerbung um einen Ausbildungsplatz

Haken blau        Bewerbung als Bilanzbuchhalter, Anzeige im Mannheimer
          Morgen vom 16.03.

 

4.   Die Empfänger-E-Mail-Adresse


Die beste Bewerbung nützt nichts, wenn sie nicht an der richtigen Stelle ankommt! Allgemeine Firmen-E-Mail-Adressen aus dem Impressum oder anderen Kontaktfeldern sind nicht zu empfehlen. Es hat sich bewährt, die richtige Kontaktperson vorab telefonisch zu erfragen und so auf Nummer sicher zu gehen.


Dos and Don’ts bei der Empfänger-E-Mail-Adresse


✖        info(at)unternehmen.de

✖       kontakt(at)unternehmen.de

✖        filiale_frankfurt(at)unternehmen.de

✖        service(at)unternehmen.de

Haken blau        a.koerner(at)unternehmen.de

 

5.   Die Signatur in der E-Mail

Natürlich hofft jeder Bewerber auf eine positive Rückmeldung seiner Bewerbung. Deshalb ist eine übersichtliche Darstellung der eigenen Kontaktdaten Pflicht. Schließlich soll eine Rückmeldung für den Bewerbungsleser komfortabel sein und wenig Mühe machen.

Auch wenn alle Angaben zur Person in den Anlagen enthalten sind - idealerweise sind die eigenen Kontaktdaten wie Telefonnummer, Faxnummer, Mobiltelefon oder die E-Mail-Adresse direkt aus einer gut lesbaren Signatur der E-Mail ersichtlich. Die nächste Einladung zum Vorstellungsgespräch kommt bestimmt.

 

6.   Der richtige Tonfall in der E-Mail

Auch wenn es online grundsätzlich locker zugeht und viele „steife“ Regeln ignoriert werden – für Online-Bewerbungen gilt das nicht! Emoticons und Abkürzungen sind absolut tabu. Das gilt auch für einen vertraulichen Unterton, der nicht gut ankommt. Auch bei einer Online-Bewerbung wird erwartet, dass ein Bewerber oder eine Bewerberin die Höflichkeitsregeln kennt und beachtet.

Flapsigkeit gilt als uncool. Anspielungen und witzige Formulierungen sind absolut fehl am Platz. Das gilt vor allem für umgangssprachliche Ergüsse. Rechtschreibung dagegen hat, wen wundert's, einen hohen Stellenwert. Zu viele Rechtschreibfehler in einer Online-Bewerbung sind ein klares Auskriterium. Es gilt die Parole: Fehlerfrei überzeugen.



Dos and Don’ts beim Tonfall


✖        Hallo,

✖        Huhu, hier kommt meine Bewerbung

✖        ;))

✖        Herzliche Grüße bis bald

 Haken blau       Sehr geehrte Frau Lenz, als Anlage …

 

7.   Das geeignete E-Mail Format

Design in einer E-Mail-Bewerbung kann zum Problem werden. Immerhin ist es nicht abzusehen, welche Systemvoraussetzungen beim Leser vorhanden sind. HTML-Formatierungen sind dementsprechend ein Wagnis. Wenn’s schlecht läuft, werden schöne Schriften, Farben und Bilder nicht, oder nur in unschöner Form, angezeigt. Damit ist alles verhunzt. Kein guter Einstieg bei einem zukünftigen Arbeitgeber. Besser kein Risiko eingehen und HTML meiden.

 

8.   Die Dateigröße der E-Mail

Grundsätzlich gilt: Je kleiner der E-Mail-Anhang, desto besser. Gewährleisten Sie deshalb kurze Übermittlungszeiten und schnelle Ladezeiten sollten. Jedoch gerade bei großen Dateivolumen kommen manche Rechner an ihre Grenzen. In diesem Punkt ist eine altmodische Bewerbungsmappe ausnahmsweise klar im Vorteil.

Nicht einfach zu entscheiden: kleine Datei und mit Qualitätsverlusten oder große Datei und qualitativ hochwertig? Behalten Sie die  Größe der Anhänge gut im Auge. Das Maximum liegt bei fünf Megabytes je E-Mail. Ablesen können Sie die Dateigröße in den Ordnern.

 

9.   Anhang und Benennung der Dokumente in der E-Mail

Bei einer Bewerbung kommen allerlei Einzeldokumente zusammen. Deshalb wird es unübersichtlich für den Leser, wenn alle Anlagen einzeln angehängt werden.

Es ist ärgerlich, wenn die einzelnen Dateien umständlich geöffnet werden müssen, um an die wesentlichen Informationen zu kommen. Nicht jeder Personaler hat Lust und Geduld auf ein Puzzlespiel. Verständlich. Dabei kann man Abhilfe schaffen, indem alle Dateien zu einer einzigen zusammengefasst werden. Das geht leicht mit einem PDF-Maker.

Wichtig ist, eine sinnvolle Reihenfolge einzuhalten. Anschreiben, Deckblatt mit Lichtbild, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse können anschließend mit der Mouse durchgescrollt werden. Die Zeugnisse werden chronologisch sortiert, die aktuellsten sind vorne.

Das Bewerbungsfoto wird ins Deckblatt integriert und nicht einzeln als Datei angehängt. Um einen guten Eindruck zu hinterlassen, beschriften Sie die Datei sinnvoll. Je mehr Dateien angehängt werden, desto wichtiger ist eine nachvollziehbare Beschriftung. Und für den Ausdruck ist eine zusammengefasste Datei komfortabel.


Dos and Don’ts bei den Dateinamen


✖         01_doc.pdf

✖         2020_03_01.pdf

✖         bewerbung_basf.pdf

✖         arb_zeu_fa_ksp.pdf

Haken blau         frank_schulze_bewerbung.pdf

 

10.   Das Absenden der E-Mail

Die Bewerbung ist endlich fertig – raus das Ding! Klick und weg! Stopp! Achtung! Schnelligkeit birgt deine große Gefahr! Gerade hier lassen Sie sich nicht verleiten – geht es doch um viel, nämlich die erfolgreiche, neue Zukunft. Auch wenn die Zeit drängt – zum Korrekturlesen planen Sie viel Zeit ein, um die Online-Bewerbung akribisch durchzuchecken. Also erst einige Male durchklicken und dann absenden.

Es hat sich bewährt, einen Testlauf einzulegen. Die einfache Variante ist eine Testmail an die eigene E-Mail-Adresse. Mal spitzeln, wie die Bewerbung im Posteingang aussieht.

Noch besser ist der Testversand an eine Person Ihres Vertrauens auf einem anderen Rechner. Wetten? Es gibt immer noch etwas zu verbessern, wenn es oft nur Kleinigkeiten, z.B. die Sortierung der Zeugnisse,  sind. Die Anforderung einer Empfangsbestätigung ist sinnvoll, denn so besteht Gewissheit, dass die Online-Bewerbung den richtigen Empfänger erreicht hat. Dafür hat der Leser sicher Verständnis.

 

11.   Spamfilter Checken bei E-Mail-Antworten

Täglich die E-Mails nach einer Bewerbungs-Rückmeldung abrufen, ist klar. Das ist, wie auf glühenden Kohlen sitzen. Aber hoffentlich kommt eine etwaige Antwort im Postfach an? Um sicherzugehen, dass die Automatismen des Spamfilters eine wichtige Rückmeldung des potenziellen Arbeitgebers nicht verschluckt haben, checken Sie täglich dem Spamfilter. Sonst war das mühsame Bewerbungsschreiben am Ende umsonst.


  Bewerbung mit Online-Bewerbungsformularen

Großkonzerne möchten Bewerbungen häufig nur noch als Online-Formular. Das bedeutet, dass vom klassischen Aufbau mit den Bestandteilen Deckblatt, Lebenslauf und Anschreiben Abstand genommen wird.

Stattdessen gibt es auf den firmeneigenen Websites die Möglichkeit, vorgegebene Bewerbungsformulare in den dargebotenen Kästchen auszufüllen. Vorteil für den Bewerber oder der Bewerberin: alle für den Arbeitgeber relevanten Informationen werden abgefragt – nichts wird vergessen.

Nachteil: Es bleibt wenig Platz für Individualität und Besonderheiten. Und: Die Auswertungen der Formular-Bewerbungen geht elektronisch. Per Software werden die Bewerber verglichen und aussortiert. Unpersönliche Komponenten, wie ein überdurchschnittlicher Notendurchschnitt, rücken in den Vordergrund. Dabei hat jedes Unternehmen seine eigenen Standards, die sich nicht verallgemeinern lassen.

 

  Bewerben mit einer Bewerbungshomepage

Der Gedanke liegt auf der Hand. Warum nicht als Jobsuchender Werbung in eigener Sache mit einer eigens angelegten Homepage machen? Schließlich ist es nicht von der Hand zu weisen, dass eine gut gestaltete Homepage die eigene Person ins Rampenlicht rücken kann.

Zumindest gilt eine Bewerbungshomepage noch als ungewöhnlich und ist ein probates Mittel, um Mitbewerber auszustechen. Voraussetzung ist, die Homepage ist tipptopp und professionell .

Da trifft es sich gut, dass mehr Firmen Baukastensätze anbieten, um eine eigene Bewerbungshomepage zu basteln. Aber wie alles im Leben, ist  es Geschmacksache, was gefällt und „trendy“ ist. In der Regel bleibt die Bewerbungshomepage vor allem den Mitarbeitern der IT-Branche oder anderen Kreativen vorbehalten.

Gerade in der Multimedia-Landschaft wird damit gepunktet. Die Frage bleibt im Raum, inwieweit sich konservative Arbeitgeber mit dieser neuartigen Bewerbung ins Boot holen lassen. Ein Versuch schadet nicht.

Häufige Fragen: FAQ zur Online-Bewerbung

Was gehört alles zu einer Online-Bewerbung?
Es gibt zwei Arten von Online-Bewerbungen. Die erste Möglichkeit ist die E-Mailbewerbung. Sie entspricht der klassischen Bewerbung, mit dem Unterschied, dass sie nicht per Post, sondern per Mail versendet wird. Sie besteht aus Deckblatt (optional), tabellarischem Lebenslauf und einem einseitigen Anschreiben. Außerdem kommen als Anlagen noch Zeugnisse und Zertifikate hinzu, um die gemachten Angaben zu belegen. Bei Führungspositionen oder Studenten kann ein Motivationsschreiben beigefügt werden. Die zweite Möglichkeit für eine Online-Bewerbung ist das Ausfüllen eines digitalen Bewerbungsformulars auf einer Firmenwebsite. Hier stellt das Unternehmen einen Fragebogen zusammen, den der Bewerber online ausfüllen muss.

Was schreibe ich in die E-Mail zu einer Online-Bewerbung?
Wenn Sie Ihre Bewerbung per E-Mail versenden, verfassen Sie einen Zweizeiler als E-Mailtext. Es ist ausreichend, höflich zu formulieren, dass in der Anlage die Bewerbungsunterlagen beigefügt werden und dass man für Rückfragen jederzeit zur Verfügung steht. Machen Sie nicht den Fehler, und schreiben den Anschreibentext gleich in die Mail. Dies ist nicht sinnvoll – spätestens beim Ausdrucken des Anschreibens leidet die Optik stark.

Ist ein Deckblatt bei einer Online-Bewerbung notwendig?
Bei allen Bewerbungsformen ist die Verwendung eines Deckblatts optional – auch bei der Online-Bewerbung. Wenn der potenzielle Arbeitgeber die klassische Bewerbung als E-Mail wünscht, ist es sinnvoll, ein Deckblatt zu verwenden. Hier kommt Ihr Bewerbungsfoto am besten zur Geltung. Bei den Bewerbungsformularen der größeren Firmen kommt es vor, dass extra eine Upload-Möglichkeit für ein Bewerbungsfoto vorhanden ist. Hier kann man auf das Deckblatt bei der Online-Bewerbung verzichten.

Welche Anhänge gehören in eine Online-Bewerbung?
Deckblatt, Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse und Zertifikate sind die Basics einer Online-Bewerbung. Um es für den Leser komfortabel zu gestalten, ist es sinnvoll, die Anlagen vor dem Versenden in die richtige Reihenfolge zu bringen und als PDF zu bündeln. Die Bewerbungsunterlagen als ersten Anhang und die Zeugnisse und Zertifikate als zweiten Anhang zu versenden, schafft ein übersichtliches Bild. Abzuraten ist davon, jeden Bestandteil der Bewerbung als gesonderten Anhang beizufügen, so wird es schnell unübersichtlich und keiner blickt mehr durch.

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Sabine Ratermann