Bewerberrechte: Gut zu wissen!

Ihre Rechte als Bewerber

Welche Rechte haben Bewerber?

Unternehmen stellen heutzutage hohe Anforderungen an die eingehenden Bewerbungen. Und das zurecht. Aber wie sieht es mit den eigenen Pflichten gegenüber Bewerberinnen und Bewerbern aus? Wird da genauso akribisch hingeschaut?

Immerhin stehen in den Bewerbungen vertrauliche Daten. Es lohnt sich, zu ergründen, welche Rechte Sie als Bewerber haben. Oder hätten Sie gewusst, dass Sie mit Ihrer Bewerbung ein sogenanntes „vorvertragliches Vertrauensverhältnis“ eingehen, das auch gilt, wenn die Bewerbung nicht erfolgreich war?

 

 



Bewerberrechte: Welche Bewerbungskosten müssen vom Unternehmen erstattet werden?

Bewerbungsschreiben läuft teilweise ganz schön ins Geld. Vor allem die exklusiven Mappen und Bewerbungsfotos sind bisweilen richtig hochpreisig. Aber auch Papier, Porto und Kopien läppern sich zusammen. Einen Anspruch auf Kostenerstattung beim Wunscharbeitgeber gibt es leider nicht. Das gilt auch für ein vom Arbeitgeber verlangtes Führungszeugnis.

Anders sieht es bei den Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch aus. Werden Sie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, können Sie die entstandenen Fahrtkosten mit den üblichen km-Pauschalen beim Unternehmen einfordern. Rechtsgrundlage ist 670 BGB – Ersatz von Aufwendungen. Auch Verpflegungspauschalen oder Hotelkosten gehören dazu, wenn die Umstände es erfordern.

Allerdings nur in angemessenem Umfang. Luxushotels und Erste-Klasse-Tickets bleiben außen vor für den Otto-Normal-Bewerber. Kann der Arbeitgeber die Kostenerstattung verweigern? Er kann. Ein entsprechender Hinweis in der Stellenanzeige oder in der Einladung zum Vorstellungsgespräch ist ausreichend, um den Anspruch auf Kostenerstattung zu verwirken.

 

Pssst.. Bewerberrechte! Darf der künftige Arbeitgeber beim aktuellen Chef rückfragen?

Sie haben sich aus einer bestehenden Beschäftigung heraus bei der Konkurrenz beworben? Das sollte besser im aktuellen Unternehmen niemand wissen – im Zweifel könnten Sie dort einpacken! Der personifizierte Albtraum bleibt, dass Unternehmer untereinander kungeln und Rückfragen zum Bewerber stellen.

Erlaubt ist das nicht. In Deutschland gilt das Recht auf informationelle Selbstbestimmung, d. h. jeder bestimmt selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner personenbezogenen Daten. Daher muss für Rückfragen beim aktuellen Arbeitgeber die Erlaubnis des Bewerbers eingeholt werden. Das gilt auch für alle vorherigen Arbeitgeber, denn es gilt hier das Datengeheimnis des § 5 BDSG. Ob sich alle daranhalten, bleibt dahingestellt. Bei Verstößen kann ein Bewerber rechtliche Mittel einlegen.


Bewerberrechte - habe ich Anspruch auf Rücksendung meiner Bewerbungsunterlagen?

Das kommt darauf an. Hat der Arbeitgeber eine Stellenanzeige geschaltet und aktiv zur Bewerbung aufgefordert, ist es üblich, die vollständige Bewerbungsmappe zurückzusenden. Die Kosten trägt das Unternehmen. Die Mehrzahl der Bewerbungen wird allerdings per E-Mail oder online verschickt. Hier entfällt eine Rücksendung. Ein Grund mehr, warum viele Unternehmen ausdrücklich Online-Bewerbungen verlangen.

Bei Blind- oder Initiativbewerbungen müssen die Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesendet werden.  Ausnahme: Sie haben der Bewerbung einen ausreichend frankierten Rückumschlag beigefügt. Wird ein Initiativbewerber abgelehnt, sollte das Unternehmen die Bewerbungsmappe noch ein paar Tage aufheben, ab und zu werden die Bewerbungsunterlagen auch persönlich wieder abgeholt.

Nicht zurückgesendete Bewerbungen müssen aus Datenschutzgründen gründlich, z.B. im Reißwolf, vernichtet werden. Steht ausdrücklich in der Stellenanzeige, dass die Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesendet werden, hat sich der Bewerber damit zu arrangieren. Es steht jedem frei, ob er sich trotz dieser Tatsache dort bewirbt.
 

Bei digitalen Bewerberdaten sollten die Vorschriften für eine fristgerechte Löschung Beachtung finden. Wenn die Bewerbung erfolgreich war, wandern die Bewerbungsunterlagen direkt zum Verbleib in die Personalakte.

 

Wer hat eigentlich das Recht, meine Bewerbung zu lesen?

In einer Bewerbung stehen persönliche Informationen. Bei Gehaltsvorstellungen und Arbeitszeugnissen handelt es sich um außergewöhnlich sensible Daten, die garantiert nicht für alle Augen bestimmt sind. Darf die Bewerbung also offen herumliegen? Und dürfen sogar Azubis darin herumblättern?

Klare Antwort: Nein, es gibt genaue rechtliche Vorschriften, wie vertraulich mit Bewerberdaten umzugehen ist. Nur Personen, die unmittelbar am Prozess der Stellenbesetzung beteiligt sind, dürfen Einsicht in die Bewerbungsunterlagen nehmen. Hier kommen ausschließlich Entscheider aus der Personal- oder Führungsebene infrage. Bei größeren Unternehmen hat noch der Betriebsrat Einsichtsrechte. Alle Beteiligten sind uneingeschränkt zum Stillschweigen verpflichtet.

Dass die eingehenden Bewerbungen in der Firma herumgereicht werden, damit jeder mit lästern darf, ist grob fahrlässig. Immerhin sieht das Bundesdatenschutzgesetz bei Verfehlungen Strafen bis zu 300.000 EUR vor.


Der Bewerberpool – die zweite Chance für Ausgeschiedene

Personalsuche stellt für Unternehmen einen hohen Kostenfaktor dar. Schon die wöchentlich erscheinenden Stellenanzeigen sind richtig teuer. Auch die Sichtung der ganzen Bewerbungen kostet Zeit und damit Geld. Was liegt näher, aussichtsreiche Kandidaten, die aktuell nicht infrage kommen, in einen firmeninternen Bewerberpool aufzunehmen?

Erlaubt ist das schon. Allerdings wird für die weitere Speicherung zwingend eine schriftliche Erlaubnis der Bewerberin oder des Bewerbers vorausgesetzt. Hierfür ist es unerlässlich, die betreffende Person im Detail über die weitere Verwendung - wie und von wem die Daten künftig genutzt werden – zu informieren.  In der Tat geben viele Kandidaten Ihre Einwilligung gerne, sie versprechen sich dadurch eine weitere gute Jobperspektive.

 


Beispiel:  Einwilligung in die Datenspeicherung der Bewerbung
Falls ich aufgrund meiner Bewerbung das Auswahlverfahren zwar bestanden habe, aber aufgrund der begrenzten Anzahl zu besetzender Stellen nicht direkt ein Stellenangebot erhalte, bin ich damit einverstanden, dass meine Bewerbung und die darin erhaltenen personenbezogenen Daten weiterhin gespeichert werden dürfen und ich auf einer Nachrückerliste geführt werde.

Die Nachrückerliste erfüllt den Zweck, eines möglichen späteren Stellenangebots. Meine personenbezogenen Daten werden spätestens ein Jahr nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Die Einwilligung erfolgt freiwillig und kann von mir gemäß § 26 Abs. 2, S 4 BDSG in der Fassung vom 25.05.2018 und Artikel 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit widerrufen werden.

Datum, Unterschrift

 

Wenn Sie sich eine passende Überschrift für die letzte Rubrik Ihres Lebenslaufs ausgesucht haben, folgt im nächsten Schritt die Festlegung einer sinnvollen Reihenfolge der Unterpunkte.

 


Bewerberrechte - durch welche Rechtsvorschriften werden meine Daten geschützt?

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten. Unternehmen, die personenbezogenen Daten entgegennehmen – das ist bei Bewerbungen der Fall -müssen sich an die dort aufgeführten datenschutzrechtlichen Bestimmungen halten. Zwar ist es einem Unternehmen erlaubt, Bewerberdaten zu sammeln und auszuwerten. Aber hier werden enge Grenzen gesetzt.

Zulässig ist die Speicherung insoweit, wie die Daten dazu geeignet sind, um eine Entscheidung über die zu besetzende Stelle zu treffen. Weiterführende Daten, etwa selbst recherchierte Informationen aus Social Media, dürfen keinesfalls gespeichert werden.

 

Bewerberrechte - welche Daten fallen unter das BDSG?

Nicht nur die Bewerbung mit Deckblatt, Lebenslauf, Anschreiben nebst Zeugnissen fallen unter den Datenschutz des Gesetzes. Auch handschriftliche Notizen, Anmerkungen der Personaler aus Vorstellungsgesprächen, Ergebnisse aus Eignungstests und medizinische Untersuchungen sind durch die datenschutzrechtlichen Bestimmungen abgedeckt.

Entscheidend ist, dass die Daten dazu dienen, eine Entscheidung über die Stellenbesetzung herbeizuführen. Es wird hierbei kein Unterschied gemacht, ob die Daten in Papierform vorliegen oder elektronisch gespeichert werden.

 

Wie lange darf Ihre Bewerbung aufbewahrt oder gespeichert werden?

Eine abgesteckte Frist gibt es nicht. Grundsätzlich dürfen die Bewerberdaten so lange vorgehalten werden, bis die Entscheidung für einen der Bewerber gefallen ist. Aber es wird den Unternehmen zugestanden, darüber hinaus die sensiblen Daten aufzubewahren. Nach dem 'Allgemeinen Gleichhandlungsgesetz' (AGG) hat jeder Bewerber, der sich durch eine Absage diskriminiert fühlt, das Recht, Klage zu erheben.

Um im Streitfall auf Beweismittel zurückgreifen zu können, ist es nicht zu beanstanden, die Bewerberdaten für den Zeitraum einer möglichen Klageerhebung vorzuhalten. Sie haben als Bewerber insgesamt zwei Monate Zeit, die Klage einzureichen. Die Frist läuft ab dem Zeitpunkt, in dem Sie Kenntnis von der Absage erhalten haben. Drei weitere Monate Frist werden Ihnen zugestanden, entsprechende Ansprüche geltend zu machen.

Unter dem Strich liegt der Aufbewahrungszeitraum für Ihre Bewerbungsunterlagen bei ca. fünf Monaten ab Zustellung Ihrer Absage. Kommt es zur Klage, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist bis zum Ende des Verfahrens.

Eine Rückmeldung, wann genau die Bewerberdaten gelöscht oder vernichtet wurden, erhält der Bewerber nicht. Bleibt zu hoffen, dass mit den Daten gesetzeskonform umgegangen wird.
 
Werden Sie am Ende des Auswahlprozesses eingestellt, kommen Ihre Bewerbungsunterlagen zum Verbleib in die Personalakte und werden nicht zurückgegeben.

 

Häufige Fragen: FAQ zu den Bewerberrechten

Müssen Bewerbungsunterlagen zurückgeschickt werden?
Das Unternehmen muss die Bewerbungsunterlagen zurückschicken, wenn der Bewerber einen Freiumschlag dazulegt. Allerdings muss das Unternehmen die Bewerbungen einige Zeit aufheben (maximal sechs Monate), falls der Bewerber seine Mappe abholen möchte. Hat das Unternehmen aktiv zur Bewerbung aufgefordert, zum Beispiel durch eine Stellenanzeige, ist es üblich, eine Papierbewerbung zurückzusenden. Hat sich der Bewerber initiativ beworben, besteht kein Anspruch auf eine Rücksendung.

Wer darf die Bewerbungsunterlagen einsehen?
Bewerbungsunterlagen enthalten personenbezogene Daten und sind vertraulich zu behandeln. Die Verantwortung für die Einhaltung trägt das Unternehmen. Bewerbungsunterlagen sind unter Verschluss zu halten und es dürfen nur Personen, die bei der Stellenbesetzung relevant sind, Einsicht erhalten. Dazu gehört auch der Betriebsrat. Hält sich das Unternehmen nicht an die strengen Datenschutzbestimmungen, kann Schadensersatz eingefordert werden.

Darf aufgrund der Bewerbung der aktuelle Chef angerufen werden?
Nein, ohne Einwilligung des Bewerbers darf der aktuelle Arbeitgeber nicht angerufen und befragt werden. Ob ein Anruf bei ehemaligen Firmen auch ohne Einwilligung des Bewerbers erlaubt ist, wird kontrovers diskutiert. Hier besteht eine rechtliche Grauzone.

Welche Kosten kann das Unternehmen dem Bewerber erstatten?
Kosten, die durch ein Vorstellungsgespräch entstehen, können beim Unternehmen auf Antrag erstattet werden. Dazu gehören Fahrtkosten, ggf. Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten. Das geht nur, wenn das Unternehmen eine mögliche Erstattung nicht vor dem Bewerbungsgespräch ausgeschlossen hat.


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Sabine Ratermann