Arbeitszeugnis:

Unbedingt auf die äußere Form achten

Vermeiden Sie Patzer in Ihrer Bewerbungsmappe

Arbeitszeugnis äußere Form

Augen auf beim Arbeitszeugnis!

Ganz im Gegensatz zu einer Bewerbung ist das Arbeitszeugnis ein Dokument, dass uns das restliche Arbeitsleben mit Wohl oder Wehe begleitet. Denn zu einem Stellenwechsel gehört im günstigsten Fall ein lückenloser Lebenslauf, ergänzt um die dazugehörigen Arbeitszeugnisse der bisherigen Laufbahn.
Anders als bei Zeugnissen aus der Schulzeit, die quasi ohne Diskussionen hinzunehmen sind, kann und sollte man bei Arbeitszeugnissen auf die Formulierung durchaus Einfluss nehmen. Ein gewisses Grundwissen zu diesem Thema ist hier allerdings Voraussetzung.
 

 

Arbeitszeugnis - nicht jeder Arbeitgeber gibt sich Mühe

Laut Gewerbeordnung ist jeder Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, ein wohlwollendes Arbeitszeugnis auszustellen. Auf ausdrücklichen Wunsch kann der Arbeitnehmer ein qualifiziertes Zeugnis verlangen. Jedoch empfinden viele Personalchefs es als lästig, Zeit für ein individuelles Arbeitszeugnis aufzuwenden. Und so bleibt es bei schnell abgekupferten Texten einstiger Vorgänger - also beim Minimalaufwand.

Überprüfen Sie daher Ihr Arbeitszeugnis akribisch, ob es Ihren Anforderungen genügt! Googeln Sie die einzelnen Passagen nach den wahren Aussagen und Geheimcodes.

Arbeitszeugnis - Form UND Inhalt müssen stimmen

Dabei ist Aufbau und Inhalt eines Arbeitszeugnisses nicht das einzige, auf das ein ausscheidender Arbeitnehmer achten sollte. Denn neben den üblichen „Schulnoten“, wie „er/sie arbeitete stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ und den versteckten Geheimcodes, sollten Sie auch auf die äußere Form des wichtigen Dokuments achten.

Arbeitszeugnis - Form und Inhalt müssen stimmen

Erheblich aufgewertet wird das Arbeitszeugnis, wenn der Ausdruck auf festerem, hochwertigem Qualitätspapier erfolgt. Schließlich handelt es sich nicht um einen Brief, sondern um eine Urkunde, die noch viele Jahre Verwendung findet.

Form des Arbeitszeugnisses - nicht mit einer halben Seite abspeisen lassen

Das Arbeitszeugnis wird standardmäßig in DIN A4 Format ausgestellt. Die angemessene Länge des Textes liegt im Idealfall bei ein bis zwei Seiten. Ist das Zeugnis zu kurzgefasst, wirkt es schnell negativ, auch wenn sich der Text insgesamt positiv liest. Denn in einem Arbeitszeugnis steht besonders viel zwischen den Zeilen.

Bei einem kurzen Text liegt der Verdacht nahe, man konnte oder wollte über den Arbeitnehmer nicht viel, oder nicht viel Gutes sagen. War der Arbeitnehmer jahrelang in der Firma beschäftigt, ist eine halbe Seite ein vernichtendes Urteil. Für einen Praktikanten wäre es ausreichend.

Die wichtige Reihenfolge im Arbeitszeugnis

Beim qualifizierten Arbeitszeugnis muss der Aufbau der üblichen Reihenfolge eingehalten werden! Eine Abweichung von der Norm kann bereits als Abwertung angesehen werden. Wenn beispielsweise die Verhaltensbeurteilung vor der Leistungsbeurteilung genannt wird, kann das ein verstecktes Indiz sein, dass der Arbeitnehmer eine unzureichende Leistung erbracht hat. Die richtige Reihenfolge für den Textaufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses sieht wie folgt aus:

1. Überschrift
2. Einleitung
3. Tätigkeitsbeschreibung
4. Leistungsbeurteilung
5. Verhaltensbeurteilung
6. Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
7. Schlussformulierung
8. Ort, Datum, Unterschrift

Arbeitszeugnis - Schreibfehler bleiben an der eigenen Backe kleben

Wer glaubt, dass die im Arbeitszeugnis enthaltenen Rechtschreibfehler nur ein schlechtes Licht auf den Verfasser werfen, der irrt gewaltig. Denn sollte das Dokument Fehler hinsichtlich Grammatik, Rechtschreibung und Ausdruck enthalten, bleibt der Makel immer am Arbeitnehmer hängen.

Es wird allgemein vorausgesetzt, dass Fehler bei einem wichtigen Dokument bemerkt und eine Verbesserung eingefordert wird. Es empfiehlt sich dringend, dass nach Erhalt des Zeugnisses mehrere Leute unabhängig voneinander Korrektur lesen, um etwaige Beanstandung zu finden.

Form des Arbeitszeugnisses - besonders auf Kleinigkeiten achten

Flecken, Eselsohren, offensichtliche Verbesserungen oder gar Durchstreichungen sind aus gleichem Grund nicht tolerierbar.  Ganz negativ fallen auch Sonderzeichen und bestimmte Satzzeichen auf. Ausrufezeichen und Fragezeichen gehören nicht in ein seriöses Arbeitszeugnis.

Auch die Verwendung von Gedankenstrichen – etwa um einen Nebensatz besonders hervorzuheben – sind auf keinen Fall hinzunehmen, sie bieten einen Spielraum für negative Interpretationen. Gleiches gilt für „Anführungszeichen“, kursive Schrift, Wörter in Fettschrift oder Unterstreichungen.

Gut beraten ist, wer sich die Textdarstellung im Detail anschaut. Für ein ordentliches Arbeitszeugnis wird nur eine einzige Schriftart in einheitlicher Schriftgröße verwendet. Ein Mix aus Schriftarten stellt eine Abwertung dar. Die Schriftfarbe sollte Schwarz oder Dunkelgrau sein, andere Farben könnten fehlinterpretiert werden. Auch die Absatzstruktur muss einheitlich ausgerichtet werden. Auffällige Blocksatzfehler sehen nicht nur schlecht aus, sondern entwerten das Zeugnis.

Arbeitszeugnis - absichtliche Fehler im Briefkopf

Ein gängiges Zeugnis enthält den üblichen Firmenbriefkopf des Unternehmens. Dieser sollte genauestens betrachtet werden, denn ein Fehler im Briefkopf stellt die Höchststrafe dar. Auch Kleinigkeiten, wie etwa ein Leerzeichenfehler können ein verstecktes Indiz sein, dass eine negative Aussage getroffen wird. Dadurch, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, keine offensichtlich negativen Aussagen im Arbeitszeugnis zu treffen, wird hin und wieder zu solchen profanen Mitteln gegriffen.

Arbeitszeugnis - es besteht Abholpflicht

Der Arbeitgeber ist zwar verpflichtet, das Arbeitszeugnis auszustellen - versenden muss er es nicht. Es besteht eine Abholpflicht für den Arbeitnehmer. Das klingt zunächst nach einem unangenehmen Gang zur alten Wirkungsstätte, kann sich aber lohnen.

Denn erfahrungsgemäß neigen die Sekretariate dazu, leichtfertig mit dem wichtigen Dokument umzugehen, wenn es für die Versendung vorbereitet wird. Ein Arbeitszeugnis darf auf keinen Fall zusammengefaltet werden, damit es in einen kleineren Umschlag passt, um Porto zu sparen. Ein geknicktes und gefaltetes Arbeitszeugnis deutet unter Umständen darauf hin, dass der Arbeitnehmer im Unguten gegangen ist und das Zeugnis per Post versendet werden muss. Das Gleiche gilt für Zeugnisse, die ein Adressfeld mit der Anschrift des Arbeitnehmers enthalten. Auch hier kann das ein Indiz dafür sein, dass das Arbeitszeugnis nicht persönlich überreicht wurde.

Oft ist es nett gemeint, wenn die erste und zweite Seite zusammengetackert werden. Dabei ist es unzweckmäßig. Gerade das Zeugnis muss oft kopiert und eingescannt werden und sollte deshalb in einzelnen Blättern vorliegen. Eine Versendung im unverstärkten DIN A4 Umschlag senkt die Wahrscheinlichkeit, dass die Urkunde unbeschädigt bei Ihnen eintrifft, selbst wenn der Postbote die Einsicht hat, und den Umschlag nicht zusammengerollt in Ihren Briefkasten steckt. Selbstabholer sind also klar im Vorteil. Auch darf das Zeugnis nicht gelocht werden oder sonstige Beschädigungen aufweisen.

Häufige Fragen: FAQ zum Arbeitszeugnis

Welche Bedeutung hat ein Arbeitszeugnis?
Ein Arbeitszeugnis ist eine Referenz, die der Karriere dienen soll. Deshalb ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass ein Arbeitszeugnis wohlwollend formuliert werden muss. Aus dieser Tatsache hat sich im Laufe der Zeit ergeben, dass Arbeitgeber mit verschlüsselten Formulierungen versteckte Botschaften im Zeugnis platzieren. Auch heute sind Arbeitszeugnisse noch wichtige Bestandteile in jeder Bewerbungsmappe. Über 70 Prozent der Personaler lesen die Referenzen früherer Arbeitgeber und ziehen daraus Rückschlüsse auf die Einstellung. Deshalb ist es für die eigene Karriere wichtig, dass die Arbeitszeugnisse lückenlos vorliegen. Jeder Arbeitnehmer sollte sich nach Aushändigung eines Arbeitszeugnisses mit den einzelnen Passagen und Formulierungen auseinandersetzen und ggf. eine Korrektur erwirken.

Wie soll ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aussehen?
Das Arbeitszeugnis muss schriftlich auf einem Firmenbriefbogen ausgestellt werden. Das Zeugnis ist handschriftlich von einem Vorgesetzten zu unterschreiben. Die Adresse des Arbeitnehmers soll nicht im Adressfeld enthalten sein. Dafür muss zwingend das Datum aufgeführt werden (meist am Ende des Zeugnisses), um den Zeitpunkt der Bewerbung abzubilden. Das Zeugnis darf keine optischen Mängel aufweisen und muss unbeschädigt sein. Es besteht aus einer Überschrift (Arbeitszeugnis, Zwischenzeugnis o.ä.). Es muss der Name und die Position sowie die genaue Beschäftigungsdauer des Arbeitnehmers enthalten. Falls im Unternehmen verschiedene Positionen ausgeübt wurden, wird der berufliche Werdegang beschrieben. Weiterhin wird eine ausführliche Beschreibung des Aufgabenbereichs dargelegt. In der Leistungsbeschreibung wird auf die Arbeitsbereitschaft, die Arbeitsbefähigung, die Arbeitsweise, die Arbeitsergebnisse und konkrete Erfolge eingegangen. Dazu gehören auch die Fachkenntnisse. In der Verhaltensbeschreibung geht es um das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Kunden und Lieferanten. Am Ende des qualifizierten Arbeitszeugnisses wird Dank und Bedauern ausgesprochen und Erfolgswünsche für die Zukunft abgegeben. Es folgt die Unterschrift mit dem Rang des Unterschriftleistenden mit dem Datum.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein Arbeitszeugnis auszustellen?
Das deutsche Arbeitsrecht besagt, dass gemäß § 109 (1) GewO jeder Arbeitgeber verpflichtet ist, bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis auszustellen. Sobald die Kündigung wirksam zugeht, ist der Arbeitgeber verpflichtet, auf Verlangen des Arbeitnehmers ein Zwischenzeugnis auszustellen. Das endgültige Zeugnis gibt es erst nach dem Ausscheiden. Die Fristen für den Antrag auf Ausstellung eines Arbeitszeugnisses richtet sich nach arbeitsvertraglichen, tarifvertraglichen oder gesetzlichen Bestimmungen. Die gesetzliche Frist beträgt drei Jahre.

Unterschied Arbeitszeugnis und qualifiziertes Arbeitszeugnis?
Ein einfaches Arbeitszeugnis ist relativ kurz, da es nur Grunddaten über das Arbeitsverhältnis enthält. Dazu gehören Informationen über die Art, Dauer und die konkrete Beschreibung des Arbeitsverhältnisses – das Verhalten wird nicht einbezogen. Das qualifizierte Arbeitszeugnis gibt inhaltlich wesentlich mehr her. Neben den Grunddaten wird hier eine Leistungsbeurteilung und die Qualität der ausgeführten Arbeiten bewertet. Außerdem wird das Sozialverhalten des Arbeitnehmers beurteilt, insbesondere das Verhalten gegenüber Kollegen und Vorgesetzten. Der ausscheidende Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, muss das aber ausdrücklich verlangen.

Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?
Alle Arbeitnehmer, arbeitnehmerähnliche Personen und Auszubildende, die in einem Dienstverhältnis stehen, haben beim Ausscheiden den Anspruch auf ein wohlwollendes Arbeitszeugnis des Arbeitgebers. Auf die Dauerbeschäftigung kommt es nicht an. Dies gilt sowohl für Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte als auch für Nebenbeschäftigte, befristete und unbefristete Arbeitsverhältnisse, Praktikanten- und Probearbeitsverhältnisse und Ausbildungsverhältnisse. Keinen Anspruch haben Selbständige und Freie Mitarbeiter.

Wer darf ein Arbeitszeugnis ausstellen?
Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein Arbeitszeugnis auszustellen. Einen Anspruch darauf, dass der oberste Chef das Arbeitszeugnis unterschreibt, hat der Arbeitnehmer nicht. Der Arbeitgeber darf die Aufgabe des Zeugnisschreibens an einen anderen direkten Vorgesetzten des Arbeitnehmers delegieren. Jedes Unternehmen hat, was Arbeitszeugnisse angeht, seine eigene Vorgehensweise und Angewohnheiten. Ein Fachvorgesetzter kann in der Regel ohnehin viel besser die tatsächliche Arbeitsleistung und das Leistungsvermögen des ausscheidenden Mitarbeiters beurteilen. Wichtig ist dabei, dass das Zeugnis von einem fachlich und disziplinarisch weisungsbefugten Vorgesetzten verfasst wird und nicht von einem gleichrangigen Mitarbeiter. Das kann der Geschäftsführer sein, aber auch ein Prokurist, Personalleiter, Abteilungsleiter oder ein Meister.

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Sabine Ratermann