Bewerberrechte

Gut zu wisssen! Ihre Rechte als Bewerber

Unternehmen stellen heutzutage hohe Anforderungen an die eingehenden Bewerbungen. Und das zurecht. Aber wie sieht es mit den eigenen Pflichten gegenüber Bewerberinnen und Bewerbern aus? Wird da genauso akribisch hingeschaut? Immerhin stehen in den Bewerbungen höchst vertrauliche Daten. Es lohnt sich also, zu ergründen, welche Rechte Sie als Bewerber haben. Oder hätten Sie gewusst, dass Sie mit Ihrer Bewerbung ein sogenanntes „vorvertragliches Vertrauensverhältnis“ eingehen, das auch gilt, wenn die Bewerbung nicht erfolgreich war?


Welche Bewerbungskosten müssen vom Unternehmen erstattet werden?

Bewerbungsschreiben kann ganz schön ins Geld laufen. Vor allem die exklusiven Mappen und Bewerbungsfotos sind bisweilen richtig hochpreisig. Aber auch Papier, Porto und Kopien läppern sich so zusammen. Einen Anspruch auf Kostenerstattung beim Wunscharbeitgeber gibt es dafür leider nicht. Das gilt auch für ein vom Arbeitgeber verlangtes Führungszeugnis.

Anders sieht es bei den Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch aus. Werden Sie ausdrücklich zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, können Sie die entstandenen Fahrtkosten mit den üblichen km-Pauschalen beim Unternehmen einfordern. Rechtgrundlage hierfür ist 670 BGB – Ersatz von Aufwendungen. Auch Verpflegungspauschalen oder Hotelkosten gehören dazu, wenn die Umstände es erfordern.

Allerdings nur in angemessenem Umfang. Luxushotels und Erste-Klasse-Tickets bleiben außen vor für den Otto-Normal-Bewerber.
Kann der Arbeitgeber die Kostenerstattung verweigern? Er kann. Ein entsprechender Hinweis in der Stellenanzeige oder in der Einladung zum Vorstellungsgespräch ist ausreichend, um den Anspruch auf Kostenerstattung zu verwirken.

 

Pssst! Darf der künftige Arbeitgeber beim aktuellen Chef rückfragen?

Sie haben sich aus einer bestehenden Beschäftigung heraus bei der Konkurrenz beworben? Das sollte besser im aktuellen Unternehmen niemand wissen – im Zweifel könnten Sie dort einpacken! Der personifizierte Alptraum bleibt, dass Unternehmer untereinander kungeln und Rückfragen zum Bewerber stellen.

Erlaubt ist das nicht. In Deutschland gilt das Recht auf informationelle Selbstbestimmung, d. h. jeder bestimmt selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner personenbezogenen Daten. Daher muss für Rückfragen beim aktuellen Arbeitgeber ausdrücklich die Erlaubnis des Bewerbers eingeholt werden. Für die ehemaligen Arbeitgeber davor gilt das allerdings nicht. Ob sich alle daran halten, bleibt dahingestellt. Bei Verstößen kann ein Bewerber jedenfalls rechtliche Mittel einlegen.


Habe ich Anspruch auf Rücksendung meiner Bewerbungsunterlagen?

Das kommt darauf an. Hat der Arbeitgeber eine Stellenanzeige geschaltet und so aktiv zur Bewerbung aufgefordert, ist es üblich, die vollständige Bewerbungsmappe zurückzusenden. Die Kosten hierfür trägt das Unternehmen. Die Mehrzahl der Bewerbungen wird allerdings per E-Mail oder online verschickt. Hier entfällt natürlich eine Rücksendung. Ein Grund mehr, warum viele Unternehmen ausdrücklich Online-Bewerbungen verlangen.

Bei Blind- oder Initiativbewerbungen müssen die Bewerbungsunterlagen dagegen nicht zurückgesendet werden.  Ausnahme: Sie haben der Bewerbung einen ausreichend frankierten Rückumschlag beigefügt. Wird ein Initiativbewerber abgelehnt, sollte das Unternehmer die Bewerbungsmappe wenigstens noch ein paar Tage aufheben, denn ab und zu werden die Bewerbungsunterlagen auch persönlich wieder abgeholt.

Nicht zurückgesendete Bewerbungen müssen aus Datenschutzgründen gründlich, z.B. im Reißwolf, vernichtet werden.
Steht ausdrücklich in der Stellenanzeige, dass die Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesendet werden, dann hat sich der Bewerber damit zu arrangieren. Es steht jedem frei, ob er sich trotz dieser Tatsache dort bewirbt.
 
Bei digitalen Bewerberdaten sollten die Vorschriften für eine fristgerechte Löschung Beachtung finden.
Wenn die Bewerbung erfolgreich war, wandern die Bewerbungsunterlagen direkt zum Verbleib in die Personalakte.

 

Wer darf meine Bewerbung eigentlich lesen?

In einer Bewerbung stehen sehr persönliche Informationen. Bei Gehaltsvorstellungen und Arbeitszeugnissen handelt es sich zweifellos um außergewöhnlich sensible Daten, die garantiert nicht für alle Augen bestimmt sind. Darf die Bewerbung also offen herumliegen, dass sogar Azubis darin herumblättern können?

Klare Antwort: Nein, denn es gibt genaue rechtliche Vorschriften, wie vertraulich mit Bewerberdaten umzugehen ist. Nur Personen, die unmittelbar am Prozess der Stellenbesetzung beteiligt sind, dürfen Einsicht in die Bewerbungsunterlagen nehmen. Hier kommen ausschließlich Entscheider aus der Personal- oder Führungsebene in Frage. Bei größeren Unternehmen hat allenfalls noch der Betriebsrat Einsichtsrechte. Alle Beteiligten sind uneingeschränkt zum Stillschweigen verpflichtet.

Dass die eingehenden Bewerbungen in der Firma herumgereicht werden, damit jeder mitlästern darf, ist grob fahrlässig. Immerhin sieht das Bundesdatenschutzgesetz bei Verfehlungen Strafen bis zu 300.000 EUR vor.

Der Bewerberpool – die zweite Chance für Ausgeschiedene

Personalsuche stellt für Unternehmen einen hohen Kostenfaktor dar. Schon die wöchentlich erscheinenden Stellenanzeigen sind richtig teuer. Auch die Sichtung der ganzen Bewerbungen kostet Zeit und damit Geld. Was liegt also näher, aussichtsreiche Kandidaten, die aktuell nicht in Frage kommen, in einen firmeninternen Bewerberpool aufzunehmen?

Erlaubt ist das schon. Allerdings wird für die weitere Speicherung zwingend eine schriftliche Erlaubnis der Bewerberin oder des Bewerbers vorausgesetzt. Hierfür ist es unerlässlich, die betreffende Person im Detail über die weitere Verwendung - wie und von wem die Daten künftig genutzt werden – zu informieren.  In der Tat geben viele Kandidaten Ihre Einwilligung gerne, denn sie versprechen sich dadurch eine weitere gute Jobperspektive.


Durch welche Rechtsvorschriften werden meine Daten geschützt?

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten. Unternehmen, die personenbezogenen Daten entgegennehmen – das ist bei Bewerbungen der Fall -müssen sich an die dort aufgeführten datenschutzrechtlichen Bestimmungen halten. Zwar ist es einem Unternehmen erlaubt, Bewerberdaten zu sammeln und auszuwerten. Aber hier werden enge Grenzen gesetzt.

Zulässig ist die Speicherung nur in so weit, wie die Daten dazu geeignet sind, um eine Entscheidung über die zu besetzende Stelle zu treffen. Weiterführende Daten, etwa selbstrecherchierte Informationen aus Social Media, dürfen keinesfalls gespeichert werden.

 

Welche Daten fallen unter das BDSG?

Nicht nur die Bewerbung mit Deckblatt, Lebenslauf, Anschreiben nebst Zeugnissen fallen unter den Datenschutz des Gesetzes. Auch handschriftliche Notizen, Anmerkungen der Personaler aus Vorstellungsgesprächen, Ergebnisse aus Eignungstests und medizinische Untersuchungen sind durch die datenschutzrechtlichen Bestimmungen abgedeckt. Entscheidend ist, dass die Daten dazu dienen, eine Entscheidung über die Stellenbesetzung herbeizuführen. Es wird hierbei kein Unterschied gemacht, ob die Daten in Papierform vorliegen oder elektronisch gespeichert werden.

 

Wie lange darf Ihre Bewerbung aufbewahrt oder gespeichert werden?

Eine genau abgesteckte Frist gibt es leider nicht. Grundsätzlich dürfen die Bewerberdaten so lange vorgehalten werden, bis die Entscheidung für einen der Bewerber gefallen ist. Aber es wird den Unternehmen zugestanden, auch darüber hinaus die sensiblen Daten aufzubewahren. Nach dem Allgemeinen Gleichhandlungsgesetz (AGG) hat jeder Bewerber, der sich durch eine Absage diskriminiert fühlt, Klage zu erheben.

Um im Streitfall auf Beweismittel zurückgreifen zu können, ist es nicht zu beanstanden, die Bewerberdaten auch für den Zeitraum einer möglichen Klageerhebung vorzuhalten. Sie haben als Bewerber insgesamt zwei Monate Zeit, die Klage einzureichen. Die Frist läuft ab dem Zeitpunkt, in dem Sie Kenntnis von der Absage erhalten haben. Drei weitere Monate Frist werden Ihnen zugestanden, entsprechende Ansprüche geltend zu machen.

Unter dem Strich liegt der Aufbewahrungszeitraum für Ihre Bewerbungsunterlagen bei ca. fünf Monaten ab Zustellung Ihrer Absage.
Kommt es tatsächlich zur Klage, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist bis zum Ende des Verfahrens.

Eine Rückmeldung, wann genau die Bewerberdaten tatsächlich gelöscht oder vernichtet wurden, erhält der Bewerber nicht. Bleibt nur zu hoffen, dass mit den Daten auch gesetzeskonform umgegangen wird.
 
Werden Sie am Ende des Auswahlprozesses tatsächlich eingestellt, so kommen Ihre Bewerbungsunterlagen zum Verbleib in die Personalakte und werden nicht zurückgegeben.

Autorin: Sabine Ratermann

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